Tên dự án: Nhà hàng Hoàng Tâm
Mô hình: Chuỗi ẩm thực Miền Tây
Năm triển khai: 2023
Số cửa hàng triển khai: 5+
1. Tóm tắt dự án
Được xây dựng từ tình yêu dành cho ẩm thực miền Tây của anh Lê Hoàng Tâm, chuỗi nhà hàng Hoàng Tâm tập trung mang những món ăn đặc trưng miền Tây sông nước đến với thực khách tại TP.HCM. Thay vì phát triển theo hướng đại trà, thương hiệu lựa chọn giữ lại tinh thần gần gũi và đặc trưng của ẩm thực miền Tây, từ món ăn, cách phục vụ đến không gian trải nghiệm.
Đến năm 2023, khi hệ thống đã vận hành khoảng 5 cửa hàng tại TP.HCM và bắt đầu có kế hoạch mở rộng thêm, doanh nghiệp quyết định triển khai lại nền tảng vận hành cùng Dcorp nhằm xây dựng một hệ thống ổn định hơn cho giai đoạn phát triển tiếp theo.
Dự án được rollout đồng loạt cho toàn bộ 5 cửa hàng trong năm 2023, bao gồm các giải pháp:
POS
SkyOrder
SkyTab
SkyInvoice
SkyCRM
Điểm quan trọng của dự án không nằm ở việc “thay phần mềm”, mà là xây dựng lại nền tảng vận hành theo hướng đồng bộ hơn để chuẩn bị cho bài toán mở rộng chuỗi trong dài hạn.
2. Khi chuỗi bắt đầu mở rộng, bài toán vận hành cũng thay đổi
Ở giai đoạn vài cửa hàng đầu tiên, nhiều mô hình F&B vẫn có thể vận hành dựa nhiều vào kinh nghiệm của quản lý cửa hàng hoặc sự theo sát trực tiếp từ chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi bước sang giai đoạn mở rộng chuỗi, những vấn đề trước đây vốn chưa quá rõ bắt đầu xuất hiện nhiều hơn.
Với Hoàng Tâm, hệ thống cũ không phải “không sử dụng được”. Các nghiệp vụ bán hàng cơ bản vẫn vận hành bình thường. Nhưng trong quá trình hoạt động thực tế, doanh nghiệp bắt đầu gặp nhiều giới hạn khi quy mô tăng lên.
Một số lỗi phát sinh trong vận hành mất khá nhiều thời gian để xử lý. Các kế hoạch nâng cấp hoặc cập nhật công nghệ giữa hai bên cũng không diễn ra với tốc độ như kỳ vọng. Điều này tạo ra áp lực lớn trong bối cảnh doanh nghiệp đang chuẩn bị mở rộng thêm cửa hàng mới.
Ban điều hành Hoàng Tâm cần một nền tảng vận hành ổn định hơn, có khả năng đồng bộ dữ liệu tốt hơn giữa các cửa hàng và đặc biệt phải đủ an toàn cho giai đoạn phát triển tiếp theo của chuỗi.
Đây cũng là thời điểm doanh nghiệp bắt đầu nhìn công nghệ theo hướng dài hạn hơn. Hệ thống không còn chỉ phục vụ việc bán hàng tại quầy, mà cần trở thành nền tảng để quản lý chuỗi một cách tập trung và bài bản hơn.
3. Giai đoạn triển khai cùng Dcorp
Dcorp bắt đầu triển khai cho Hoàng Tâm trong năm 2023 với hình thức rollout đồng loạt toàn bộ 5 cửa hàng đang hoạt động tại TP.HCM.
Vì các cửa hàng đều vận hành thực tế mỗi ngày, dự án cần đảm bảo việc chuyển đổi không ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh. Đội ngũ triển khai phải thực hiện song song nhiều phần việc gồm cấu hình hệ thống, chuẩn hóa dữ liệu, đào tạo nhân sự và điều chỉnh lại một số flow vận hành tại cửa hàng.
Đối với mô hình nhà hàng món Việt phục vụ tại bàn, tốc độ phối hợp giữa phục vụ, thu ngân và bếp ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, đặc biệt vào các khung giờ cao điểm buổi tối hoặc cuối tuần.
Đây cũng là lý do dự án không chỉ triển khai POS mà còn đồng thời đưa vào vận hành SkyOrder và SkyTab nhằm hỗ trợ quá trình order tại bàn diễn ra nhanh và đồng bộ hơn.
Sau giai đoạn go-live, đội ngũ Dcorp tiếp tục phối hợp cùng nhà hàng để tinh chỉnh các flow vận hành thực tế thay vì chỉ dừng lại ở việc cài đặt phần mềm. Đây thường là phần ít xuất hiện trong tài liệu dự án, nhưng lại là yếu tố quyết định hệ thống có vận hành ổn định lâu dài hay không.
4. Xây dựng nền tảng vận hành đồng bộ cho toàn chuỗi
Trong dự án này, Dcorp triển khai cho Hoàng Tâm hệ thống POS quản lý bán hàng, SkyOrder hỗ trợ order tại bàn, SkyTab cho nhân viên phục vụ, SkyInvoice cho hóa đơn điện tử và SkyCRM để quản lý dữ liệu khách hàng cùng các chương trình chăm sóc khách hàng.
Điểm quan trọng nhất của dự án là toàn bộ dữ liệu vận hành được tổ chức lại theo hướng đồng bộ giữa các cửa hàng thay vì quản lý rời rạc từng điểm bán như trước đây.
Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn mở rộng chuỗi, việc chuẩn hóa menu, giá bán, chương trình khuyến mãi, dữ liệu khách hàng và báo cáo vận hành trở nên rất quan trọng. Nếu mỗi cửa hàng vận hành theo một cách khác nhau, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều áp lực khi số lượng điểm bán tiếp tục tăng lên.
Với Hoàng Tâm, việc triển khai lại hệ thống trong năm 2023 giúp tạo ra một nền tảng quản lý tập trung hơn, đồng thời giảm đáng kể các thao tác xử lý thủ công trong quá trình vận hành hằng ngày.
5. Điều chỉnh hệ thống theo đúng flow vận hành thực tế của nhà hàng
Một trong những điểm đặc trưng của mô hình nhà hàng món Việt là cách vận hành thường thay đổi linh hoạt theo từng thời điểm trong ngày.
Các khung giờ cao điểm, nhóm khách đông hoặc cuối tuần luôn tạo áp lực lớn lên tốc độ order, xử lý món và phối hợp giữa phục vụ với bếp. Vì vậy, việc triển khai hệ thống không thể chỉ dừng lại ở chức năng bán hàng.
Trong quá trình rollout cho Hoàng Tâm, đội ngũ Dcorp phải điều chỉnh nhiều flow vận hành thực tế để phù hợp với mô hình hoạt động của chuỗi, đặc biệt ở các phần liên quan đến:
Xử lý order tại bàn
Đồng bộ thông tin giữa phục vụ và thu ngân
Quản lý món ăn
Kiểm soát dữ liệu giữa các cửa hàng
Khi toàn bộ hệ thống cùng vận hành trên một nền tảng thống nhất, ban điều hành cũng dễ dàng theo dõi dữ liệu và kiểm soát hoạt động của chuỗi hơn trước.
Đây là điều rất quan trọng đối với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng, bởi khi số lượng cửa hàng tăng lên, chỉ cần thiếu đồng bộ ở một vài khâu nhỏ cũng có thể tạo áp lực rất lớn cho toàn hệ thống vận hành.
6. Kết quả sau triển khai
Sau khi triển khai cùng Dcorp, Hoàng Tâm xây dựng được một nền tảng vận hành ổn định hơn cho toàn chuỗi.
Dữ liệu giữa các cửa hàng được đồng bộ tập trung hơn, việc quản lý hệ thống trở nên dễ dàng hơn và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành hằng ngày cũng được giảm đáng kể.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp đã có một nền tảng đủ ổn định để chuẩn bị cho kế hoạch mở rộng tiếp theo mà không cần liên tục thay đổi cấu trúc quản lý hoặc quy trình vận hành mỗi khi mở thêm cửa hàng mới.
Đối với các chuỗi F&B đang phát triển, đây thường là giai đoạn mang tính quyết định. Khi số lượng điểm bán tăng lên, sự ổn định của hệ thống vận hành sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng mở rộng dài hạn của doanh nghiệp.
7. Góc nhìn từ dự án Hoàng Tâm
Dự án tại Hoàng Tâm phản ánh khá rõ một thực tế phổ biến trong ngành F&B.
Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu nhìn lại hệ thống vận hành khi chuẩn bị bước sang giai đoạn mở rộng chuỗi. Ở thời điểm đó, bài toán không còn đơn thuần là “có phần mềm để bán hàng”, mà là:
Dữ liệu có đồng bộ hay không
Hệ thống có đủ ổn định hay không
Tốc độ hỗ trợ có theo kịp vận hành thực tế hay không
Doanh nghiệp có đủ nền tảng để tiếp tục mở rộng hay không
Với các chuỗi nhà hàng đang phát triển, việc chuẩn hóa vận hành từ sớm thường giúp giảm rất nhiều áp lực khi quy mô bắt đầu lớn hơn.
Trong trường hợp này, công nghệ không chỉ phục vụ giao dịch tại cửa hàng. Nó trở thành một phần trong cấu trúc quản trị và khả năng phát triển dài hạn của toàn hệ thống.
Trao đổi cùng Dcorp
Dcorp Technology Corporation đồng hành cùng các doanh nghiệp F&B trong các dự án:
Multi-brand Operation
Enterprise POS
Master Data Governance
CRM & Loyalty
Inventory & Payment Integration
Centralized Reporting
Restaurant Rollout Standardization
Large-scale F&B Operation
Đối với các doanh nghiệp đang xây dựng hệ sinh thái F&B quy mô lớn, việc chuẩn hóa vận hành và tổ chức dữ liệu ngay từ giai đoạn đầu thường là yếu tố quyết định khả năng mở rộng bền vững trong dài hạn.