“Mạnh vì gạo, bạo vì tiền”, bất kì vấn đề nào liên quan đến kiểm soát tài chính đều rất quan trọng và phức tạp. Nhưng vấn đề ở đây là phần lớn chủ kinh doanh nhà hàng chỉ quan tâm đến các hiệu số tài chính đầu vào và đầu ra. Họ quên đi việc kiểm soát những nghiệp vụ chi tiết, và đây là nguyên nhân dẫn đến thất bại của họ.
1. Mong muốn phi thực tế
Bất kì một nhà kinh doanh nhà hàng nào đều muốn thu về lợi nhuận lớn. Tuy nhiên bạn sẽ không thu về bất kỳ một nguồn lợi nào nếu không đầu tư xứng đáng. Một bóng đèn compact sẽ có giá thành cao hơn so với bóng đèn loại phổ thông, nhưng về lâu dài bóng đèn compact sẽ tiết kiệm được chi phí lớn hơn nhiều so với cái giá mà bạn bỏ ra. Có những khoản đầu tư về lâu dài mới thấy có được hiệu quả lớn. Vì vậy đừng cố chắt bóp khi bạn cần phải đầu tư.
Vấn đề thứ hai mà các chủ kinh doanh nhà hàng thường gặp phải đó là tính toán không sát thực tế. Với những khoản đầu tư về cơ sở hạ tầng thường được cụ thể hoá bằng con số nên phần lớn bạn sẽ không gặp phải vấn đề ở giai đoạn này. Nhưng khi tính chi phí sản phẩm để đặt giá bán thì mọi người lại khá lúng túng, thậm chí cả với những người có kinh nghiệm kinh doanh nhà hàng.
Quả là một vấn đề nan giải, tuy nhiên bạn có thể làm theo cách đơn giản hơn. Hãy tham gia các lớp học nấu ăn, pha chế. Ở những khoá đào tạo này, bạn sẽ được cung cấp chính xác công thức món ăn với số lượng từng nguyên liệu thành phần. Nhờ đó mà bạn có thể tính toán được giá thành một món ăn mà không phải tốn quá nhiều thời gian, chi phí để thực hành theo cách nói trên.
2. Kiểm soát thất thoát
Quá trình kiểm soát chi phí này rất phức tạp và xảy ra nhiều sai sót nhất. Một số chủ kinh doanh nhà hàng thường giao phần việc này cho quản lý nhà hàng mà bỏ qua quyền kiểm soát của mình. Nhân viên khi không được giám sát kĩ sẽ dễ nảy sinh lòng tham, việc bòn rút nguyên liệu là hoàn toàn có thể xảy ra.
Họ có thể tráo đổi nguyên liệu nhằm ăn chênh lệch, hoặc lấy trộm nguyên liệu từ kho bảo quản. Khi không đủ nguyên liệu bạn lại phải chi thêm để bù đắp, lợi nhuận thu được cũng vì thế mà bị giảm xuống. Vậy làm thế nào để bạn có thể kiểm soát được vấn đề này, hãy thiết lập một quy trình quản lý chặt chẽ. Vì nguyên liệu thực phẩm đòi hỏi phải tươi ngon nên cần được mua mới hàng ngày. Do đó, bạn nên lập kế hoạch kiểm kê hàng ngày từ đó khái quát lên kế hoạch hàng tuần, hàng tháng. Cũng lưu ý rằng bạn nên để quản lý nhà hàng, trưởng bộ phận và kế toán cùng thực hiện việc này nhưng tiến hành độc lập. Từ đó bạn có thể so sánh kết quả báo cáo từ các nguồn để đối chứng. Là chủ kinh doanh nhà hàng, bạn nên tự mình kiểm tra các báo cáo đó thay vì chỉ xem kết quả. Hãy tính toán chi phí cho thực phẩm sau khi trừ những khoản chi cho quản lý, điện nước, thuê địa điểm,... Trừ đi phần nguyên liệu không được sử dụng, bạn sẽ tính được số nguyên liệu dùng để phục vụ khách hàng. Với công thức có sẵn, bạn có thể tính toán được số lượng món ăn tối đa mà nhà hàng làm được.
3. Kiểm tra doanh thu
Ngay cả ở bộ phận thu ngân, kế toán dù không trực tiếp làm với bộ phận kho hàng hay phục vụ nhưng họ cũng có những cách gian lận riêng, thậm chí có phần tinh vi hơn hẳn. Ví dụ như việc ghi thêm hoá đơn, tráo đổi hay huỷ order,… Những hành vi này bạn hoàn toàn có thể quản lý được nếu như sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp như R-Keeper.
Hãy lập quy định chặt chẽ về việc đặt và huỷ order. Bắt buộc hoá đơn bị huỷ phải có chữ kí của thu ngân phụ trách để bạn có thể quy trách nhiệm về sau. Mọi hoá đơn đều phải được giữ lại kể cả những hoá đơn huỷ.
Từ các hoá đơn bạn có thể kiểm tra được mức doanh thu, từ đó tính ra lợi nhuận và đối chứng với số tiền thực tế được cấp dưới bàn giao. Bạn cũng nên xem xét đến kết quả kiểm kê nguyên liệu vì nhân viên kế toán hoặc quản lý nhà hàng có thể cấu kết thực hiện gian lận. >> Xem thêm: Làm cách nào để tối đa hoá doanh thu cho doanh nghiệp?
Về cơ bản, sai lầm này xuất phát từ việc các chủ kinh doanh nhà hàng thường chỉ thuê duy nhất một kế toán và giao toàn quyền cho họ về mảng tài chính. Điều này là một sai lầm căn bản, bạn nên đi học về kế toán hoặc thuê thêm nhân sự làm việc độc lập. Khi không thể “tự tung tự tác”, họ sẽ không dám làm bừa.
Nhìn chung, các nghiệp vụ về tài chính khá phức tạp, bạn không thể tự mình đảm đương, nhất là khi không có kiến thức về lĩnh vực này. Và kiểm soát tài chính lại càng là một vấn đề nhạy cảm hơn nữa. Một vấn đề quản trị khác cũng không kém phần quan trọng đó là quản trị nhân sự nhà hàng. Tại Việt Nam phần lớn nguồn nhân lực phục vụ tại nhà hàng đều chưa qua đào tạo chuyên nghiệp. Do đó, vấn đề đào tạo luôn trở thành mục tiêu ưu tiên đối với quản lý nhà hàng khi tuyển dụng nhân viên mới. Một sai lầm nhỏ ở giai đoạn này cũng có thể gây ra những hậu quả to lớn đối với việc kinh doanh nhà hàng của bạn. Và đó sẽ là chủ đề trong bài viết tiếp theo, hãy đón đọc nhé!(Theo SmartGoal)
>> Xem thêm: