Thủ công hay công nghệ: Đâu mới là cách quản lý kho hiệu quả?

Cách quản lý kho thủ công được nhiều người thực hiện vì sẽ tiết kiệm được chi phí nhưng thực tế những sai sót, thiếu hụt do thực hiện thủ công sẽ khiến người chủ, người quản lý phải trả một cái giá đắt hơn rất nhiều so với sử dụng phần mềm quản lý kho

Cách quản lý kho thủ công

• Excel là một ứng dụng miễn phí nên tính năng bảo mật kém nếu không muốn nói là không có, vì vậy mọi cá nhân đều có thể truy cập, chỉnh sửa số liệu và dễ dàng rời đi mà không để lại dấu vết. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng gian dối trong số lượng mà không thể lần ra được hung thủ.
• Hàm excel đôi khi rất phức tạp và dài dòng đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng cao. Điều này thường không dễ dàng vì một người quản lý thường phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau nên kiến thức ở mỗi lĩnh vực chỉ nằm ở mức tương đối vì vậy chủ nhà hàng lúc này phải tốn thêm chi phí để có thể thuê thêm nhân viên có kỹ năng chuyên sâu.
• Mỗi cá nhân sẽ dùng tư duy của bản thân để khiến cho giao diện trực quan, dễ nhìn dễ hiểu nhất. Cũng vì thếđiều này cũng sẽ gây khó khăn, đặc biệt là ở quy mô lớn vì với người khác không dễ dàng để hiểu được nếu không có sự hướng dẫn. Vì vậy cứ mỗi người sẽ lại có một cách tổ chức dữ liệu khác nhau và nếu công ty có quy mô từ 10 người trở lên thì việc theo dõi đã bắt đầu trở nên phức tạp khi thật sự không biết đâu là cách tổ chức dữ liệu đúng đắn nhất.

• Cách quản lý kho thủ công cũng phần nào định nghĩa được cách thức làm việc khi mà người quản lý chỉ có thể làm việc trực tiếp trên máy tính ở kho hàng. Dẫn đến mất rất nhiều thời gian cũng như không thể theo dõi liên tục vì không thể làm việc từ xa. Điều này thật sự là một trở ngại rất lớn trong thời đại ngày nay.
• Không thể tích hợp với các phần cứng như máy POS, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch,... khiến việc kiểm tra lại hàng hóa vào cuối ngày phải phụ thuộc phần lớn vào người quản lý và sai sót là điều hoàn toàn có thể xảy ra.
• Việc kiểm tra nguyên vật liệu lúc xuất, nhập kho cũng sẽ là một nỗi ám ảnh. Nếu người quản lý không kiểm tra chính xác hoặc người nhân viên kiểm tra có âm mưu xấu thì việc thâm hụt thường xuyên sẽ liên tục xảy ra. Lúc đầu, việc thất thoát có thể không nhiều nhưng lâu ngày số lượng sẽ càng lớn và ảnh hưởng rất nhiều lợi nhuận. Chưa kể đến việc người được giao kiểm tra có thể móc nối với nhà cung cấp nhằm mục đích riêng thì thật sự vô cùng tai hại.

Cách quản lý kho bằng công nghệ

Với việc sử dụng công nghệ vào cách quản lý kho thì mọi khó khăn, khuyết điểm đều có thể được giải quyết nhanh chóng và chính xác tuyệt đối

• Công nghệ cho phép người quản lý kho từ bất cứ đâu với các thiết bị điện tử như máy tính bảng, điện thoại,... có kết nối Internet. Sự linh động mà công nghệ mang lại là điều không thể thấy được ở cách quản lý kho thủ công.
• Loại bỏ được tư duy cá nhân ra khỏi cách quản lý kho vì lúc này toàn bộ mọi phòng ban đều hoạt động trên cùng một cơ sở dữ liệu và được thiết kế dễ hiểu và phù hợp nhất.
• Tính bảo mật cao do được tích hợp hệ thống phân quyền tùy theo nhu cầu của nhà hàng. Điều này có nghĩa nhà hàng có thể phân quyền theo bộ phận, theo hệ thống hoặc quy trình làm việc nên dù toàn bộ nhân viên cùng làm việc trên cùng một cơ sở dữ liệu nhưng nhân viên sẽ không thể xem, chỉnh sửa nếu không có sự cho phép của quản lý.
• Mỗi nguyên vật liệu sẽ có những đơn vị tính và nhà cung cấp khác nhau nhưng điều này sẽ không gây ra trở ngại nếu sử dụng công nghệ vào cách quản lý kho. Từ nguyên liệu đầu vào, bán thành phẩm đến thành phẩm tất cả đều sẽ được quản lý trên cùng một phần mềm bằng cách tạo ra các thẻ định lượng khác nhau nên sẽ đảm bảo cách quản lý kho đồng nhất và cụ thể từ những thứ nhỏ nhất.

• Tích hợp với các thiết bị phần cứng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn,... từ đó giúp quản lý kho nhanh chóng và dễ dàng hơn vào cuối ngày.
• Vì được cộng, trừ hàng một cách liên tục mỗi khi có hoạt động chế biến, luân chuyển nên khi số lượng hàng tồn kho của một nguyên vật liệu nào đó xuống dưới mức tiêu chuẩn. Phần mềm sẽ tự động thông báo để nhắc nhở qua đó giúp người quản lý kịp thời xử lý vấn đề, tránh xảy ra tình trạng “mất bò mới lo làm chuồng”.

Quản lý kho không giờ là điều dễ dàng vì liên quan đến rất nhiều các yếu tố khác nhau và nếu cách quản lý kho không tốt sẽ khiến cho lợi nhuận bị ảnh hưởng rất lớn. Ngoài ra, lòng tham của mỗi người cũng là một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự thâm hụt nguyên vật liệu.

Vậy ở vị trí của một người chủ, một người quản lý bạn có mong muốn những điều này xảy ra trong nhà hàng của mình ? Lựa chọn sử dụng một phần mềm quản lý kho không chỉ giải quyết được bài toán “đau đầu” bấy lâu nay mà còn cho thấy được vai trò thật sự khi biết đâu là hướng đi đúng đắn nhất cho nhà hàng.