• Tên dự án: FW Group

• Mô hình: Multi Concept

• Năm triển khai: 2024

• Số cửa hàng triển khai: 5+

1. Tóm tắt dự án

Trong nhiều năm, phần lớn các doanh nghiệp F&B tại Bà Rịa – Vũng Tàu phát triển theo mô hình khá truyền thống: vận hành dựa trên kinh nghiệm thực tế tại cửa hàng, quản lý theo từng điểm bán riêng lẻ và mở rộng theo hướng “thêm cửa hàng” nhiều hơn là xây dựng một cấu trúc chuỗi bài bản ngay từ đầu.

FW Group cũng bắt đầu từ mô hình như vậy.

Từ cửa hàng đầu tiên khai trương năm 2019, doanh nghiệp dần mở rộng thành hệ sinh thái gồm nhiều thương hiệu với định hướng và mô hình vận hành khác nhau như Yu Dimsum, Little Dragon Hotpot, King BBQ và Ốc Béo. Mỗi thương hiệu phục vụ một nhóm khách hàng khác nhau, đồng thời có cách vận hành riêng biệt từ menu, bếp, quy trình phục vụ cho đến cách quản lý nguyên vật liệu.

Đến năm 2024, khi hệ thống bắt đầu phát triển theo hướng multi-brand rõ rệt hơn, FW Group bước vào một giai đoạn mới. Điều doanh nghiệp cần lúc này không còn đơn thuần là một phần mềm bán hàng tại cửa hàng, mà là một nền tảng đủ khả năng quản trị toàn hệ thống theo hướng tập trung hơn.

Đây cũng là thời điểm FW Group bắt đầu làm việc với Dcorp Technology Corporation.

Trong năm 2024, Dcorp triển khai nền tảng vận hành cho toàn bộ hệ thống FW Group tại Bà Rịa – Vũng Tàu, bao gồm hệ thống POS, thanh toán điện tử, quản lý kho – nguyên vật liệu, CRM khách hàng, kết nối API, dashboard theo dõi vận hành và lớp dữ liệu quản trị tập trung dành cho hệ sinh thái nhiều thương hiệu.

2. Bối cảnh vận hành: Khi doanh nghiệp địa phương bắt đầu bước sang mô hình chuỗi

FW Group phát triển tương đối nhanh trong giai đoạn 2020–2024. Tuy nhiên, phần lớn cấu trúc vận hành trước đó vẫn mang tính truyền thống và phụ thuộc khá nhiều vào kinh nghiệm quản lý tại từng cửa hàng.

Ở quy mô nhỏ, mô hình này vẫn có thể vận hành ổn định. Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu cùng lúc sở hữu nhiều thương hiệu với logic hoạt động hoàn toàn khác nhau, bài toán quản trị bắt đầu trở nên phức tạp hơn rất nhiều.

Dimsum là mô hình có tốc độ phục vụ nhanh, số lượng món lớn và tần suất order liên tục. Hotpot lại cần quản lý flow phục vụ tại bàn, refill món và thời gian khách ngồi lâu hơn. BBQ có cấu trúc combo và quy trình vận hành khác biệt, trong khi mô hình seafood yêu cầu việc kiểm soát nguyên vật liệu sát hơn theo ngày.

Điều đó đồng nghĩa mỗi thương hiệu sẽ tạo ra:

• Cấu trúc menu khác nhau,

• Flow bếp khác nhau,

• Cách quản lý nguyên vật liệu khác nhau,

• Và trải nghiệm khách hàng khác nhau.

Trong khi đó, ban điều hành vẫn cần theo dõi toàn bộ hệ thống trên cùng một cấu trúc dữ liệu để có thể kiểm soát doanh thu, vận hành và hiệu suất giữa nhiều thương hiệu cùng lúc.

Đây là giai đoạn FW Group bắt đầu chuyển từ mô hình “quản lý từng nhà hàng” sang “quản trị chuỗi nhiều thương hiệu”.

3. Giai đoạn triển khai cùng Dcorp

FW Group bắt đầu làm việc với Dcorp trong năm 2024. Ở thời điểm đó, mục tiêu của dự án không chỉ là thay đổi phần mềm bán hàng tại cửa hàng.

Điều doanh nghiệp thực sự cần là tổ chức lại nền tảng vận hành theo hướng đồng bộ hơn, xây dựng khả năng quản trị tập trung và tạo một cấu trúc đủ ổn định để tiếp tục mở rộng hệ thống về sau.

Trong quá trình khảo sát vận hành, đội triển khai Dcorp phải làm việc với nhiều mô hình nhà hàng khác nhau trong cùng hệ sinh thái FW Group. Mỗi thương hiệu có quy trình phục vụ, logic món ăn và cách vận hành riêng, nên hệ thống không thể triển khai theo kiểu cấu hình giống nhau cho toàn bộ cửa hàng.

Điều này buộc transaction flow và operation flow của từng thương hiệu phải được điều chỉnh riêng thay vì áp dụng một cấu trúc chung cứng nhắc cho toàn hệ thống.

4. Kiến trúc vận hành được triển khai

Dự án được triển khai theo hướng xây dựng một nền tảng quản trị tập trung cho toàn bộ hệ sinh thái FW Group.

Tại cửa hàng, Dcorp triển khai hệ thống POS hiện đại, tích hợp thanh toán điện tử, quản lý kho – nguyên vật liệu, CRM khách hàng, dashboard theo dõi vận hành và các lớp kết nối API với hệ thống bên ngoài.

Tuy nhiên, phần khó nhất của dự án không nằm ở giao diện bán hàng hay xử lý giao dịch tại quầy. Thách thức lớn hơn nằm ở việc tổ chức dữ liệu vận hành giữa nhiều mô hình nhà hàng có logic hoàn toàn khác nhau.

Ví dụ, mô hình dimsum có số lượng SKU lớn và tần suất order cao. Hotpot lại cần quản lý thời gian phục vụ tại bàn và flow refill liên tục. BBQ có nhiều combo và nhóm món phức tạp hơn, còn seafood cần khả năng kiểm soát nguyên vật liệu sát theo ngày để giảm thất thoát.

Điều đó buộc hệ thống phải đủ linh hoạt cho từng mô hình riêng biệt nhưng vẫn giữ được cấu trúc dữ liệu tập trung để ban điều hành có thể theo dõi toàn hệ thống trên cùng một nền tảng.

Song song với đó, FW Group cũng triển khai lớp CRM riêng dành cho khách hàng nhằm xây dựng hệ thống membership, tích điểm và các chương trình chăm sóc khách hàng đồng bộ hơn giữa các thương hiệu.

Đây là bước chuyển khá quan trọng đối với một doanh nghiệp F&B địa phương đang phát triển thành mô hình chuỗi. Hệ thống vận hành lúc này không còn chỉ phục vụ giao dịch tại cửa hàng, mà bắt đầu trở thành nền tảng quản trị dữ liệu khách hàng và trải nghiệm thương hiệu trên quy mô lớn hơn.

5. Triển khai thực tế: Chuẩn hóa vận hành trong môi trường multi-brand

Dự án rollout được triển khai trong năm 2024 cho toàn bộ hệ thống FW Group mà không có giai đoạn pilot riêng biệt.

Do nhiều mô hình nhà hàng cùng hoạt động song song, đội triển khai phải thực hiện đồng thời nhiều lớp công việc tại cửa hàng như khảo sát vận hành thực tế, cấu hình hệ thống theo từng mô hình, kiểm thử transaction flow, đào tạo onsite và hỗ trợ go-live trực tiếp.

Khó khăn lớn nhất của dự án không nằm ở số lượng cửa hàng. Thách thức lớn hơn là việc nhiều mô hình vận hành cùng tồn tại trên một hệ sinh thái, trong khi dữ liệu trước đó chưa được tổ chức theo hướng tập trung.

6. Kết quả vận hành

Sau quá trình triển khai, FW Group bắt đầu hình thành một cấu trúc vận hành tập trung rõ ràng hơn so với trước đây.

Ban điều hành có thể theo dõi dữ liệu realtime trên toàn hệ thống, quản lý nhiều thương hiệu trên cùng một nền tảng và kiểm soát nguyên vật liệu hiệu quả hơn giữa các mô hình khác nhau.

Ở phía cửa hàng, transaction flow ổn định hơn, thanh toán điện tử được đồng bộ tốt hơn và dữ liệu bán hàng được tổ chức tập trung thay vì phân tán như trước.

Đặc biệt, việc triển khai CRM và customer monitoring giúp doanh nghiệp bắt đầu xây dựng được lớp dữ liệu khách hàng xuyên suốt giữa nhiều thương hiệu, thay vì mỗi cửa hàng quản lý khách theo cách riêng.

Quan trọng hơn, FW Group đã có được một nền tảng đủ ổn định để tiếp tục mở rộng hệ thống trong tương lai mà không cần liên tục xây dựng lại cấu trúc vận hành từ đầu mỗi khi phát triển thêm thương hiệu mới.

7. Bài học quản trị

Dự án tại FW Group phản ánh khá rõ một giai đoạn mà nhiều doanh nghiệp F&B địa phương hiện nay đang gặp phải.

Việc mở thêm thương hiệu thường diễn ra nhanh hơn quá trình chuẩn hóa vận hành phía sau.

Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể phát triển dựa trên kinh nghiệm vận hành, khả năng xử lý linh hoạt tại cửa hàng và sự phụ thuộc lớn vào đội ngũ quản lý thực tế. Nhưng khi số lượng mô hình bắt đầu tăng lên, dữ liệu sẽ dần bị phân mảnh, việc kiểm soát nguyên vật liệu trở nên khó hơn và hệ thống quản trị bắt đầu phụ thuộc quá nhiều vào từng cá nhân vận hành.

Đó cũng là thời điểm doanh nghiệp cần bắt đầu xây dựng cấu trúc vận hành tập trung, tổ chức dữ liệu bài bản hơn và triển khai một nền tảng đủ khả năng quản trị nhiều thương hiệu trên cùng hệ thống.

Trong bối cảnh đó, công nghệ không còn chỉ là công cụ phục vụ bán hàng. Nó trở thành một phần của năng lực quản trị và khả năng mở rộng dài hạn của toàn doanh nghiệp.

Trao đổi cùng Dcorp

Dcorp Technology Corporation đồng hành cùng các doanh nghiệp F&B trong các dự án:

• Multi-brand Operation

• Enterprise POS

• Master Data Governance

• CRM & Loyalty

• Inventory & Payment Integration

• Centralized Reporting

• Restaurant Rollout Standardization

• Large-scale F&B Operation

Đối với các doanh nghiệp đang xây dựng hệ sinh thái F&B quy mô lớn, việc chuẩn hóa vận hành và tổ chức dữ liệu ngay từ giai đoạn đầu thường là yếu tố quyết định khả năng mở rộng bền vững trong dài hạn.