Kinh doanh ai cũng muốn đạt lợi nhuận tối đa nên việc mở thêm các chi nhánh là phương án hiệu quả nhất. Nhưng tìm ra cách quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả luôn là một vấn đề nan giải và gặp rất nhiều khó khăn, đòi hỏi phải có bí quyết thì mới vận hành suôn sẻ mọi hoạt động trong nhà hàng.
Khó khăn trong quản lý nguyên vật liệu
Chỉ cần sở hữu một nhà hàng thì việc quản lý nguyên vật liệu đã vô cùng khó khăn. Việc đem đến cho thực khách sự đa dạng trong thực đơn là yếu tố cần thiết nhưng điều này cũng vô tình dẫn đến sự khó khăn trong việc quản lý nguyên vật liệu chế biến. Mỗi món ăn sẽ có những nguyên liệu, gia vị khác nhau và nếu nhà hàng của bạn theo phong cách phương Đông thì điều này sẽ càng phức tạp hơn vì có tới hàng trăm loại gia vị với đầy đủ hương vị khác nhau.
Khi bắt đầu có chi nhánh thứ hai rồi tiếp tục mở rộng hơn nữa thì số lượng nguyên vật liệu cũng vì thế mà gia tăng từ đó cách quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả là điều không phải ai cũng tìm ra. Quản lý một chi nhánh đã khó nay càng khó hơn, việc phải chạy nhiều chi nhánh để kiểm tra cũng sẽ gặp rất nhiều trở ngại và nếu không có sự kiên trì thì công việc này sẽ không kéo dài lâu.
Việc này cũng đòi hỏi chủ nhà hàng phải có kinh nghiệm trong việc phân loại, định lượng theo đặc điểm chung nếu không sẽ không thể biết được nguyên liệu nào đang ở mức thấp cần nhập thêm.
Bên cạnh đó, nếu chủ nhà hàng tin tưởng hoàn toàn vào việc quản lý nguyên vật liệu cho những nhân viên dưới quyền hay đợi cuối tháng mới kiểm tra một lần sẽ dẫn đến rất nhiều thiếu sót, thâm hụt kéo dài dẫn đến ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Ngoài ra, mỗi chi nhánh được đặt tại từng địa điểm khác nhau nên khách hàng cũng vì thế mà sẽ có những sở thích, đặc điểm khác nhau nên việc mặt hàng này không được ưa thích ở chi nhánh 1 nhưng lại bán chạy ở chi nhánh 2 là điều bình thường. Tuy nhiên, cũng vì lẽ đó việc phải kiểm tra, cập nhật số lượng hàng hóa thường xuyên là điều bắt buộc để chủ nhà hàng có thể phân bổ số lượng nguyên vật liệu hợp lý nhất.
Khó khăn trong việc quản lí nhân sự
Việc tuyển được nhân viên nhiều kinh nghiệm, trung thành là một bài toán nan giải đối với nhiều chủ nhà hàng vì cầu lúc nào cũng nhiều hơn cung. Vì thế việc phải quản lý, tuyển dụng nhân viên mới liên tục, thiếu kinh nghiệm sẽ rất khó khăn vì mỗi lỗi lầm của nhân viên đều sẽ đem lại hình ảnh xấu cho nhà hàng mà khi một chi nhánh mang hình ảnh xấu cũng sẽ liên lụy đến cả chuỗi hệ thống nhà hàng. Nhân viên đó có thể bị phạt, đuổi việc nhưng ấn tượng tiêu cực của thực khách về nhà hàng thì rất lâu mới có thể phai mờ.
Đảm bảo đồng nhất chất lượng món ăn ở mọi chi nhánh cũng là điều khó khăn vì mỗi nhân viên bếp sẽ có phương thức, khẩu vị riêng. Nếu không được hướng dẫn, đào tạo thường xuyên sẽ dẫn đến việc mỗi chi nhánh sẽ có chất lượng khác nhau điều này vô hình khiến mỗi chi nhánh trong cùng một hệ thống trở thành đối thủ của nhau. Tuy nhiên, việc tổ chức hướng dẫn thường xuyên thì lại rất phức tạp và tốn nhiều chi phí nên chỉ được đề xuất và rồi trôi vào quên lãng.
Một điểm nữa cũng cần lưu ý là công việc ở nhà hàng luôn mang tính tạm thời vì vậy việc nhân viên không đặt nặng trách nhiệm, thường xuyên làm việc riêng hay tình trạng nhân viên gian lận nhằm trục lợi cá nhân vì nghĩ rằng nếu bị đuổi thì sẽ tìm kiếm công việc khác là điều phổ biến. Và số lượng nhân viên của một chuỗi nhà hàng rất đông nên không thể kiểm soát chặt chẽ từng nhân viên cũng dễ dẫn đến nhiều tình huống phát sinh mà chủ nhà hàng không kịp phản ứng.
Khó khăn trong việc quản lí tài chính
Quản lí tài chính là một công việc được xem là quan trọng hàng đầu khi kinh doanh nên điều này luôn cần sự chính xác vì nó sẽ là tiền đề để giúp chủ nhà hàng đưa ra những giải pháp, chính sách cụ thể để phát triển việc kinh doanh nhà hàng. Nhưng việc này mất rất nhiều thời gian, công sức và nếu chủ nhà hàng không nắm vững chuyên môn thì rất dễ dẫn đến ngồi nghiên cứu hàng giờ nhưng việc kinh doanh vẫn kém hiệu quả.
Hơn thế nữa, khi kinh doanh nhà hàng người chủ thường chỉ quan tâm đến các số liệu như doanh thu, lợi nhuận, chi phí nhưng khi sở hữu một chuỗi nhà hàng, người chủ cần quan tâm đến nhiều các chỉ số tài chính chi tiết khác nữa. Những chỉ số chi tiết này thường bị ngó lơ nhưng sẽ giúp đánh giá hiệu quả các hoạt động, các chiến dịch được thực hiện toàn bộ các chi nhánh trong hệ thống, đánh giá mức độ tăng trưởng qua từng thời kì, đánh giá về khả năng thanh toán, sinh lời,...
Điều này dẫn đến câu hỏi “Vậy đâu là cách quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả mà các tập đoàn lớn như Golden Gate, Red Sun, QSR Việt Nam, VinGroup,... áp dụng trong các chuỗi thương hiệu nhà hàng tính đến thời điểm hiện tại ?”
Câu trả lời chính là các nhà quản lý đã sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng vào trong hệ thống các chuỗi nhà hàng của doanh nghiệp và phần mềm R-Keeper đã trở thành sự lựa chọn tin tưởng khi đáp ứng được sự ổn định và hiệu quả trong các mô hình chuỗi nhà hàng.
Phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng R-Keeper - Bí quyết của sự thành công
Với việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng R-Keeper, mọi khó khăn được liệt kê ở trên đều được giải quyết một cách hiệu quả và chính xác.
Nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa
Điều này sẽ giúp chủ nhà hàng không cần trực tiếp đi kiểm tra nhưng vẫn nắm bắt được kịp thời thông tin về số lượng nguyên vật liệu ở từng chi nhánh trong chuỗi hệ thống qua sự báo cáo của các nhân viên dưới quyền.
Điều này sẽ giúp giải quyết tình trạng thất thoát vì công nghệ luôn mang tính tự động và chính xác tuyệt đối qua đó hỗ trợ việc xuất, nhập khẩu hàng hóa hợp lí cũng như việc luân chuyển nguyên vật liệu diễn ra nhanh, không phức tạp.
Theo dõi liên tục tình hình tài chính
Với việc được tích hợp hệ thống báo cáo (Dashboard) trong phần mềm R-Keeper, chủ nhà hàng sẽ nắm bắt được những chỉ số quan trọng trong việc quản lý chuỗi nhà hàng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào từ đó đưa ra những chiến lược cải thiện hay phát triển kịp thời, nâng cao sự hiệu quả của toàn bộ các chi nhánh trong chuỗi hệ thống.
Kiểm soát hoạt động của nhân viên
Phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng còn giúp cho việc quản lý nhân viên trở nên quy chuẩn, giúp chủ nhà hàng giám sát được hoạt động của nhân viên từ xa mà không mất nhiều sức lực.
Mọi hoạt động của nhân viên sẽ được phản ánh qua sự thay đổi của các số liệu trên phần mềm giúp chủ nhà hàng biết được công việc mà nhân viên đang làm, tránh được sự gian lận trong các hóa đơn tính tiền của thực khách qua đó nâng cao năng lực và trách nhiệm của một người nhân viên.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ đồng nhất mọi thông tin bao gồm cả các thông tin liên quan đến nhà bếp trên cùng một hệ thống sẽ giúp cho các đầu bếp thực hiện mọi sản phẩm/dịch vụ mà nhà hàng cung cấp như nhau ở toàn bộ các chi nhánh. Phần mềm còn hỗ trợ trong việc tăng tốc quy trình chế biến, tránh tình trạng thực khách phàn nàn vì được phục vụ chậm chạp do được tích hợp hệ thống hiển thị nhà bếp hiện đại.
Phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng R-Keeper đã chứng minh được là một phần mềm có khả năng đáp ứng được sự chuyên nghiệp cũng như ổn định cao đối với các mô hình kinh doanh dạng chuỗi hay các nhà hàng có quy mô lớn, điều mà hiếm các phần mềm trên thị trường hiện nay có thể làm được. Không ít các nhà hàng, chuỗi nhà hàng đã phải chuyển qua sử dụng phần mềm R-Keeper vì sau một thời gian ngắn sử dụng các phần mềm rẻ tiền liên tục gặp lỗi và không được hỗ trợ tận tình từ nhà cung cấp.