Tên dự án: Cheese Coffee
Mô hình: Chuỗi cafe
Năm triển khai: 2018
Số cửa hàng triển khai: 30+
1. Tóm tắt dự án
Ra đời năm 2016 tại TP.HCM, Cheese Coffee nhanh chóng trở thành một trong những thương hiệu cafe nổi bật của thế hệ F&B mới tại Việt Nam. Không chỉ tập trung vào đồ uống, Cheese Coffee xây dựng thương hiệu xoay quanh trải nghiệm không gian, nhịp sống đô thị và văn hóa của giới trẻ thành thị.
Giai đoạn 2017–2018 đánh dấu tốc độ phát triển rất nhanh của chuỗi khi số lượng cửa hàng tăng lên khoảng 20 điểm bán chỉ sau thời gian ngắn hoạt động. Tuy nhiên, việc mở rộng nhanh cũng khiến mô hình vận hành bắt đầu xuất hiện những giới hạn về hệ thống quản trị, khả năng đồng bộ dữ liệu và kiểm soát hiệu suất vận hành giữa các cửa hàng.
Từ năm 2018, Dcorp bắt đầu triển khai hệ thống vận hành cho toàn bộ chuỗi Cheese Coffee tại TP.HCM. Đây không đơn thuần là một dự án thay đổi phần mềm bán hàng, mà là quá trình xây dựng một nền tảng vận hành đủ ổn định để thương hiệu tiếp tục mở rộng trong nhiều năm tiếp theo mà không làm gián đoạn trải nghiệm khách hàng.
Hệ thống được triển khai đồng bộ trên toàn chuỗi bao gồm POS, SkyInvoice, SkyCRM và Payment Integration, giúp Cheese Coffee chuẩn hóa dữ liệu vận hành, tăng tốc độ phục vụ và tạo nền tảng quản trị realtime cho giai đoạn scale-up dài hạn.
2. Bối cảnh vận hành: Khi một thương hiệu café trẻ bắt đầu bước vào bài toán chuỗi
Ở giai đoạn đầu, Cheese Coffee phát triển dựa trên tốc độ mở cửa hàng nhanh cùng khả năng tạo xu hướng rất mạnh trong nhóm khách hàng trẻ. Tuy nhiên, khi quy mô đạt khoảng 20 cửa hàng, bài toán vận hành bắt đầu thay đổi hoàn toàn.
Điều mà ban điều hành phải đối mặt lúc này không còn là “mở thêm cửa hàng”, mà là làm sao để toàn bộ hệ thống vận hành đồng nhất trong khi menu liên tục thay đổi theo mùa, lượng khách giờ cao điểm tăng rất mạnh và trải nghiệm tại mọi cửa hàng phải giữ được cùng một tiêu chuẩn.
Đặc thù của mô hình urban café khiến áp lực vận hành tập trung rất lớn vào tốc độ xử lý đơn hàng. Các khung giờ sáng, trưa và tối thường xuất hiện lượng order takeaway và dine-in tăng đồng thời. Nếu hệ thống xử lý chậm hoặc xảy ra nghẽn order, trải nghiệm khách hàng sẽ bị ảnh hưởng ngay lập tức.
Song song đó, Cheese Coffee cũng là mô hình thường xuyên thay đổi menu seasonal và các chiến dịch marketing theo xu hướng giới trẻ. Điều này khiến việc cập nhật sản phẩm, giá bán, chương trình thành viên và khuyến mãi cần được triển khai rất nhanh trên toàn bộ hệ thống mà vẫn đảm bảo dữ liệu chính xác.
Ở thời điểm đó, chuỗi cần một vendor đủ năng lực đồng hành lâu dài, không chỉ để vận hành ổn định hiện tại mà còn phải đảm bảo khả năng mở rộng trong tương lai mà không phải thay đổi hệ thống thêm lần nữa.
3. Kiến trúc giải pháp Dcorp triển khai cho Cheese Coffee
Dcorp triển khai đồng bộ toàn bộ hệ thống vận hành cho chuỗi Cheese Coffee ngay từ giai đoạn đầu mở rộng mạnh năm 2018.
Trung tâm của hệ thống là nền tảng POS được xây dựng theo mô hình quản trị chuỗi, giúp đồng bộ dữ liệu bán hàng realtime giữa các cửa hàng và bộ phận điều hành trung tâm. Việc thay đổi menu, điều chỉnh giá bán hay triển khai chương trình marketing không còn phải thao tác rời rạc tại từng điểm bán như trước.
Đối với mô hình cafe có tốc độ phục vụ cao như Cheese Coffee, yếu tố ổn định trong xử lý order là yêu cầu rất quan trọng. Hệ thống được tối ưu để đảm bảo tốc độ thao tác tại quầy trong các khung giờ cao điểm, hạn chế tình trạng nghẽn order hoặc sai sót khi lượng khách tăng mạnh cùng lúc.
Song song với POS, Dcorp triển khai SkyInvoice nhằm đồng bộ quy trình hóa đơn điện tử và chuẩn hóa dữ liệu doanh thu trên toàn hệ thống. Điều này giúp bộ phận vận hành và tài chính có thể theo dõi dữ liệu tức thời thay vì xử lý thủ công sau cuối ngày.
SkyCRM được đưa vào vận hành như một lớp kết nối khách hàng xuyên suốt giữa các cửa hàng. Với đặc thù khách hàng trẻ và tần suất quay lại cao, hệ thống CRM giúp Cheese Coffee triển khai các chương trình membership, loyalty và promotion đồng nhất trên toàn chuỗi thay vì vận hành rời rạc từng cửa hàng.
Ngoài ra, Payment Integration cũng được triển khai nhằm đáp ứng xu hướng thanh toán không tiền mặt đang tăng rất nhanh tại thị trường cafe urban thời điểm đó. Việc đồng bộ dữ liệu thanh toán trực tiếp với hệ thống vận hành giúp giảm đáng kể sai lệch dữ liệu cuối ngày và tăng tốc độ xử lý tại quầy.
4. Chiều sâu triển khai: Đồng bộ toàn chuỗi trong giai đoạn tăng trưởng nhanh
Điểm đặc biệt của dự án Cheese Coffee nằm ở việc rollout toàn bộ hệ thống ngay trong giai đoạn chuỗi đang mở rộng mạnh.
Dcorp không triển khai theo mô hình thử nghiệm từng cửa hàng nhỏ lẻ, mà thực hiện đồng bộ trên toàn hệ thống khoảng 20 cửa hàng đang hoạt động tại TP.HCM. Điều này đòi hỏi toàn bộ quy trình triển khai phải được chuẩn hóa rất kỹ để tránh ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Các kịch bản vận hành giờ cao điểm cũng được kiểm tra thực tế tại cửa hàng nhằm đảm bảo tốc độ xử lý order ổn định khi lượng khách tăng cao. Việc training nhân sự không chỉ dừng ở thao tác sử dụng phần mềm mà còn tập trung vào quy trình phối hợp vận hành giữa thu ngân, barista và quản lý cửa hàng.
Do hệ thống được triển khai trên toàn chuỗi trong cùng giai đoạn, Dcorp cũng xây dựng quy trình hỗ trợ kỹ thuật tập trung để đảm bảo các cửa hàng luôn có đầu mối xử lý nhanh khi phát sinh vấn đề vận hành.
Quan trọng hơn, dự án không dừng lại ở thời điểm go-live. Trong nhiều năm tiếp theo, Dcorp tiếp tục đồng hành cùng Cheese Coffee trong quá trình cập nhật công nghệ, mở rộng vận hành và thích ứng với sự thay đổi của thị trường F&B hiện đại.
5. Bài học quản trị từ dự án Cheese Coffee
Dự án tại Cheese Coffee cho thấy một thực tế rất rõ trong ngành F&B hiện đại: tốc độ mở rộng thương hiệu chỉ bền vững khi phía sau là một nền tảng vận hành đủ ổn định.
Đối với các mô hình cafe urban có tốc độ phục vụ cao, lượng khách lớn và thay đổi sản phẩm liên tục, hệ thống công nghệ không còn là công cụ hỗ trợ đơn thuần. Nó trở thành hạ tầng vận hành cốt lõi quyết định khả năng scale-up của toàn chuỗi.
Việc triển khai đồng bộ POS, CRM, Payment và dữ liệu realtime từ giai đoạn còn dưới 20 cửa hàng giúp Cheese Coffee xây dựng được nền tảng đủ chắc để tiếp tục mở rộng trong nhiều năm sau đó mà không phải thay đổi lại kiến trúc vận hành.
Trong ngành F&B, nhiều vấn đề chỉ bắt đầu xuất hiện khi chuỗi tăng trưởng nhanh. Và chính ở giai đoạn đó, năng lực của hệ thống vận hành mới thực sự được kiểm chứng.
Trao đổi cùng Dcorp
Dcorp Technology Corporation đồng hành cùng các doanh nghiệp F&B trong các dự án:
Multi-brand Operation
Enterprise POS
Master Data Governance
CRM & Loyalty
Inventory & Payment Integration
Centralized Reporting
Restaurant Rollout Standardization
Large-scale F&B Operation
Đối với các doanh nghiệp đang xây dựng hệ sinh thái F&B quy mô lớn, việc chuẩn hóa vận hành và tổ chức dữ liệu ngay từ giai đoạn đầu thường là yếu tố quyết định khả năng mở rộng bền vững trong dài hạn.