Tên dự án: Lẩu Phan
Mô hình: Chuỗi nhà hàng lẩu, Livehouse
Thương hiệu: Lẩu Phan, Tòng, Chao Xian
Năm triển khai: 2023
Số cửa hàng triển khai: 20+
1. Tóm tắt dự án
Trong giai đoạn phát triển mạnh của thị trường F&B miền Bắc, Lẩu Phan nhanh chóng trở thành một trong những chuỗi buffet bò Úc nổi bật tại Hà Nội nhờ mô hình “nhúng lẩu thả ga” với mức giá phổ thông, phù hợp nhóm khách trẻ và khách hàng gia đình.
Tốc độ mở rộng nhanh giúp thương hiệu nhanh chóng đạt quy mô khoảng 12 cửa hàng vào năm 2020. Tuy nhiên, khi hệ thống bắt đầu vượt qua giai đoạn vận hành theo mô hình đơn lẻ để tiến tới quản trị chuỗi thực thụ, nhiều bài toán vận hành mới cũng bắt đầu xuất hiện.
Đây là thời điểm Lẩu Phan quyết định triển khai đồng bộ hệ thống vận hành cùng Dcorp nhằm chuẩn hóa hoạt động toàn chuỗi, nâng cao hiệu suất phục vụ và xây dựng nền tảng đủ ổn định cho kế hoạch mở rộng trong tương lai.
Dự án được rollout đồng loạt cho toàn bộ hệ thống cửa hàng hiện hữu trong năm 2020 với các giải pháp gồm POS, SkyOrder, SkyTab, SkyMenu, SkyInvoice, KDS và Payment Integration.
Quan trọng hơn, nền tảng này không chỉ phục vụ riêng mô hình buffet lẩu hiện tại, mà còn trở thành cơ sở để Lẩu Phan tiếp tục phát triển thêm các concept mới như Chao Xian và Tòng trong các giai đoạn tiếp theo.
2. Bối cảnh vận hành: Khi mô hình buffet bắt đầu đối mặt bài toán chuỗi
Mô hình buffet lẩu có một đặc điểm rất khác so với nhiều loại hình nhà hàng khác: áp lực vận hành thường không nằm ở một thời điểm duy nhất, mà diễn ra liên tục trong suốt thời gian khách dùng bữa.
Ở giai đoạn đầu, khi số lượng cửa hàng còn ít, phần lớn quy trình vẫn có thể xử lý dựa trên kinh nghiệm vận hành thực tế tại từng cửa hàng. Tuy nhiên, khi hệ thống mở rộng lên hơn 10 điểm bán tại Hà Nội, những giới hạn của mô hình cũ bắt đầu xuất hiện rõ rệt.
Lượng khách lớn vào buổi tối và cuối tuần khiến tốc độ xử lý order trở thành áp lực thường trực. Với buffet lẩu, khách hàng không chỉ gọi món một lần mà liên tục refill thêm thịt, topping và đồ ăn trong suốt bữa ăn. Điều này khiến lượng order phát sinh trong hệ thống cao hơn nhiều so với các mô hình casual dining thông thường.
Song song đó, việc phối hợp giữa phục vụ, thu ngân và bếp cũng trở nên phức tạp hơn khi số lượng món ăn, topping và các chương trình combo tăng dần theo quá trình mở rộng chuỗi.
Ban điều hành Lẩu Phan lúc đó không chỉ cần thay đổi phần mềm bán hàng. Điều họ cần là một nền tảng đủ ổn định để đồng bộ toàn bộ hệ thống trước khi tiếp tục mở rộng thêm cửa hàng và phát triển thêm thương hiệu mới.
3. Kiến trúc giải pháp Dcorp triển khai cho Lẩu Phan
Dcorp triển khai đồng bộ hệ thống vận hành cho toàn bộ chuỗi Lẩu Phan trong năm 2020.
Trung tâm của hệ thống là nền tảng POS được thiết kế theo mô hình quản trị chuỗi, giúp đồng bộ dữ liệu realtime giữa các cửa hàng và bộ phận điều hành trung tâm. Điều này giúp ban vận hành có thể theo dõi hoạt động của toàn hệ thống thay vì quản lý rời rạc từng cửa hàng như trước.
Đối với mô hình buffet có tần suất refill món liên tục, Dcorp triển khai KDS nhằm hỗ trợ điều phối món ăn realtime giữa khu vực phục vụ và bếp. Các order được cập nhật trực tiếp trên hệ thống hiển thị bếp thay vì xử lý thủ công, giúp giảm đáng kể tình trạng chậm món hoặc thất lạc order trong giờ cao điểm.
Song song với đó, SkyOrder và SkyTab được đưa vào vận hành nhằm tăng tốc độ order tại bàn. Đây là phần rất quan trọng với mô hình buffet đông khách, nơi nhân viên phải xử lý số lượng lớn yêu cầu phát sinh liên tục trong thời gian ngắn.
SkyMenu giúp chuỗi quản lý tập trung thực đơn, combo và chương trình bán hàng giữa các cửa hàng. Điều này đặc biệt hữu ích khi thương hiệu bắt đầu mở rộng thêm các concept mới ngoài Lẩu Phan.
Ở phía quản trị tài chính, SkyInvoice và hệ thống Payment Integration giúp đồng bộ dữ liệu thanh toán và hóa đơn realtime giữa toàn bộ cửa hàng trong hệ thống. Với mô hình có lượng giao dịch lớn như buffett, việc kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực đóng vai trò rất quan trọng trong vận hành hàng ngày.
4. Chiều sâu triển khai: Rollout toàn bộ hệ thống trong giai đoạn tăng trưởng
Dự án Lẩu Phan được triển khai đồng loạt cho toàn bộ 12 cửa hàng đang hoạt động tại Hà Nội trong năm 2020.
Điều này đồng nghĩa với việc toàn bộ quá trình chuyển đổi hệ thống phải được chuẩn hóa rất kỹ để không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của chuỗi trong giai đoạn đang tăng trưởng mạnh.
Đội ngũ Dcorp trực tiếp khảo sát flow vận hành tại cửa hàng, từ quy trình gọi món, refill buffet, điều phối bếp cho tới thanh toán cuối ca. Với mô hình buffet, chỉ cần một điểm nghẽn nhỏ trong luồng order cũng có thể ảnh hưởng dây chuyền tới trải nghiệm khách hàng tại bàn.
Trong quá trình rollout, các quy trình vận hành được đồng bộ lại giữa các cửa hàng nhằm đảm bảo tốc độ phục vụ và trải nghiệm khách hàng nhất quán trên toàn chuỗi.
Quá trình training cũng tập trung nhiều vào vận hành thực tế giờ cao điểm thay vì chỉ hướng dẫn thao tác phần mềm đơn thuần. Đây là phần rất quan trọng với mô hình buffet có cường độ order cao như Lẩu Phan.
Sau giai đoạn triển khai đầu tiên, Dcorp tiếp tục đồng hành khi chuỗi mở rộng thêm các thương hiệu mới như Chao Xian và Tòng. Nhờ sử dụng cùng một nền tảng vận hành, quá trình triển khai và đồng bộ dữ liệu cho các concept mới diễn ra nhanh hơn đáng kể so với việc xây dựng hệ thống riêng lẻ cho từng thương hiệu.
5. Bài học quản trị từ dự án Lẩu Phan
Dự án tại Lẩu Phan cho thấy rằng khi một chuỗi buffet bắt đầu bước vào giai đoạn mở rộng, bài toán quan trọng nhất không còn nằm ở việc mở thêm cửa hàng, mà là khả năng duy trì chất lượng vận hành đồng nhất trên toàn hệ thống.
Đối với mô hình buffet có lượng order lớn và flow phục vụ liên tục, công nghệ vận hành không chỉ giúp tăng tốc độ xử lý tại cửa hàng. Quan trọng hơn, nó tạo ra khả năng quản trị tập trung và mở rộng dài hạn cho toàn chuỗi.
Việc chuẩn hóa nền tảng từ giai đoạn khoảng 10–12 cửa hàng giúp Lẩu Phan có cơ sở để tiếp tục phát triển thêm các concept mới mà không phải xây dựng lại hệ thống vận hành từ đầu.
Trong ngành F&B, khả năng mở rộng bền vững thường không nằm ở số lượng cửa hàng đang có, mà nằm ở việc hệ thống phía sau đã sẵn sàng cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo hay chưa.
Trao đổi cùng Dcorp
Dcorp Technology Corporation đồng hành cùng các doanh nghiệp F&B trong các dự án:
Multi-brand Operation
Enterprise POS
Master Data Governance
CRM & Loyalty
Inventory & Payment Integration
Centralized Reporting
Restaurant Rollout Standardization
Large-scale F&B Operation
Đối với các doanh nghiệp đang xây dựng hệ sinh thái F&B quy mô lớn, việc chuẩn hóa vận hành và tổ chức dữ liệu ngay từ giai đoạn đầu thường là yếu tố quyết định khả năng mở rộng bền vững trong dài hạn.