Tên dự án: Sushi Masa
Mô hình: Nhà hàng Alacarte
Năm triển khai: 2024
Số cửa hàng triển khai: 3+
1. Tóm tắt dự án
Trong vài năm gần đây, thị trường nhà hàng Nhật tại TP.HCM phát triển rất nhanh, nhưng đi cùng với đó là áp lực ngày càng lớn về chất lượng vận hành và trải nghiệm khách hàng. Với các mô hình chuyên về sushi, sashimi và món Nhật phục vụ tại bàn, tốc độ xử lý order, độ chính xác của món ăn và khả năng phối hợp giữa phục vụ với bếp gần như quyết định trực tiếp đến trải nghiệm thực khách.
Sushi Masa là một trong những thương hiệu hoạt động theo mô hình đó.
Đến năm 2024, khi hệ thống đã vận hành 3 cửa hàng tại TP.HCM và bắt đầu định hình theo hướng phát triển chuỗi bài bản hơn, Sushi Masa quyết định triển khai nền tảng vận hành mới cùng Dcorp Technology Corporation nhằm nâng cấp toàn bộ cấu trúc quản lý và vận hành tại cửa hàng.
Dự án được rollout đồng loạt cho cả 3 chi nhánh trong năm 2024 với các hạng mục:
POS
SkyTab
SkyInvoice
SkyCRM
KDS
và tích hợp thanh toán điện tử.
Mục tiêu của dự án không chỉ dừng ở việc thay thế phần mềm bán hàng, mà hướng tới xây dựng một nền tảng vận hành ổn định hơn cho toàn chuỗi, đặc biệt trong bối cảnh lượng khách tăng nhanh và yêu cầu phục vụ ngày càng cao.
2. Bối cảnh vận hành: Khi mô hình nhà hàng Nhật bắt đầu vượt khỏi giới hạn của hệ thống cũ
Với nhiều nhà hàng Nhật, áp lực vận hành thường nằm ở những chi tiết mà khách hàng gần như không nhìn thấy.
Một bàn ăn có thể phát sinh rất nhiều modifier khác nhau:
Thêm topping
Thay đổi thành phần
Điều chỉnh khẩu phần
Yêu cầu chế biến riêng
hoặc chia món theo từng đợt phục vụ.
Khi lượng khách tăng mạnh vào buổi tối hoặc cuối tuần, toàn bộ áp lực sẽ dồn vào luồng giao tiếp giữa phục vụ, thu ngân và bếp.
Đó cũng là giai đoạn Sushi Masa bắt đầu nhận thấy hệ thống cũ không còn phù hợp với tốc độ phát triển của chuỗi.
Phần mềm trước đây chủ yếu phục vụ các nghiệp vụ bán hàng cơ bản. Tuy nhiên khi vận hành nhiều cửa hàng cùng lúc, các giới hạn bắt đầu xuất hiện rõ hơn:
Hệ thống báo cáo chưa đủ sâu cho mô hình chuỗi
Dữ liệu giữa các cửa hàng thiếu tính đồng bộ
Tốc độ xử lý đôi lúc bị nghẽn vào giờ cao điểm
Và nền tảng vận hành chưa đủ nhanh cho mô hình món Nhật có flow phục vụ liên tục.
Đặc biệt với các món sushi và sashimi, thời gian xử lý món thường rất nhạy cảm. Chỉ cần luồng order chậm vài phút trong giờ cao điểm cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng tại bàn.
Đây là lý do Sushi Masa bắt đầu tìm kiếm một nền tảng vận hành ổn định hơn để chuẩn hóa hệ thống cho giai đoạn phát triển tiếp theo.
3. Triển khai đồng loạt toàn hệ thống trong năm 2024
Dự án được triển khai đồng thời cho toàn bộ 3 cửa hàng của Sushi Masa tại TP.HCM trong năm 2024.
Do các cửa hàng đều đang hoạt động liên tục mỗi ngày, việc chuyển đổi hệ thống cần được thực hiện theo hướng hạn chế tối đa ảnh hưởng đến vận hành thực tế tại nhà hàng.
Trong giai đoạn rollout, đội ngũ Dcorp thực hiện đồng thời nhiều phần việc:
Cấu hình hệ thống
Chuẩn hóa dữ liệu menu
Đồng bộ phương thức thanh toán
Đào tạo nhân sự vận hành
Và thiết lập lại flow xử lý order giữa phục vụ, thu ngân và bếp.
Điểm quan trọng của dự án không nằm ở số lượng cửa hàng lớn hay nhỏ, mà nằm ở đặc thù vận hành của mô hình nhà hàng Nhật.
Khác với nhiều mô hình F&B đơn giản, một order tại Sushi Masa thường có nhiều modifier đi kèm. Việc xử lý sai topping, sai món hoặc chậm luồng bếp rất dễ xảy ra nếu hệ thống không đủ ổn định.
Vì vậy, trong quá trình triển khai, phần KDS được điều chỉnh khá kỹ để đảm bảo luồng hiển thị món tại bếp rõ ràng hơn, giúp đội ngũ bếp xử lý order nhanh và hạn chế sai sót trong giờ cao điểm.
4. Hệ thống được triển khai
Trong dự án này, Dcorp triển khai cho Sushi Masa:
Hệ thống POS quản lý bán hàng
SkyTab cho vận hành phục vụ tại bàn
KDS cho điều phối order xuống bếp
SkyInvoice cho hóa đơn điện tử
SkyCRM cho dữ liệu khách hàng
Hệ thống tích hợp thanh toán điện tử.
Việc triển khai không đi theo hướng “gắn thêm module”, mà tập trung tổ chức lại flow vận hành của nhà hàng theo hướng đồng bộ hơn.
Với mô hình món Nhật, tốc độ giao tiếp giữa các bộ phận là yếu tố rất quan trọng. Khi nhân viên phục vụ nhập món tại bàn, thông tin cần được chuyển xuống đúng khu vực bếp gần như ngay lập tức để đảm bảo thời gian phục vụ.
Đây cũng là lý do KDS trở thành phần khá quan trọng trong vận hành thực tế của Sushi Masa sau rollout.
Bên cạnh đó, việc chuẩn hóa dữ liệu khách hàng thông qua SkyCRM giúp doanh nghiệp bắt đầu xây dựng được nền tảng chăm sóc khách hàng tập trung thay vì quản lý rời rạc theo từng cửa hàng như trước.
5. Điều chỉnh hệ thống theo flow vận hành thực tế của nhà hàng Nhật
Một trong những điểm khó của các mô hình nhà hàng Nhật là số lượng món và modifier thường lớn hơn khá nhiều so với các mô hình thông thường.
Một món sushi có thể thay đổi topping. Một phần sashimi có thể điều chỉnh theo số lượng khách. Một combo có thể phát sinh nhiều lựa chọn đi kèm.
Nếu flow xử lý không rõ ràng, áp lực sẽ nhanh chóng dồn xuống bếp vào giờ cao điểm.
Trong quá trình triển khai cho Sushi Masa, đội ngũ Dcorp phải điều chỉnh lại nhiều flow vận hành thực tế để hệ thống phù hợp hơn với cách nhà hàng đang hoạt động, đặc biệt ở các phần:
luồng order tại bàn
hiển thị modifier xuống bếp
xử lý thanh toán
và phối hợp giữa phục vụ với khu vực chế biến.
Đây là phần thường không thể hiện nhiều trên brochure phần mềm, nhưng lại là yếu tố quyết định hệ thống có thực sự vận hành ổn định hay không sau khi go-live.
6. Kết quả vận hành sau triển khai
Sau khi rollout toàn bộ hệ thống trong năm 2024, Sushi Masa xây dựng được nền tảng vận hành đồng bộ hơn cho toàn chuỗi.
Tốc độ xử lý order ổn định hơn trong giờ cao điểm.
Flow giao tiếp giữa phục vụ và bếp rõ ràng hơn.
Dữ liệu giữa các cửa hàng được tập trung tốt hơn.
Ban điều hành cũng có thể theo dõi hoạt động chuỗi thuận tiện hơn thay vì quản lý rời rạc từng điểm bán.
Quan trọng hơn, hệ thống mới giúp doanh nghiệp tạo được nền tảng đủ ổn định cho kế hoạch mở rộng tiếp theo.
Với các chuỗi F&B đang phát triển, đây thường là giai đoạn rất quan trọng. Khi số lượng cửa hàng bắt đầu tăng, những vấn đề nhỏ trong vận hành sẽ nhanh chóng trở thành áp lực lớn nếu nền tảng hệ thống không đủ ổn định ngay từ đầu.
7. Bài học quản trị
Dự án tại Sushi Masa cho thấy một thực tế khá phổ biến trong ngành F&B hiện nay.
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra giới hạn của hệ thống cũ khi bắt đầu phát triển theo mô hình chuỗi.
Ở giai đoạn đầu, một phần mềm bán hàng cơ bản có thể vẫn đáp ứng được vận hành hằng ngày. Nhưng khi số lượng cửa hàng tăng lên, bài toán bắt đầu chuyển sang:
tốc độ xử lý
khả năng đồng bộ dữ liệu
sự ổn định trong giờ cao điểm
và chất lượng quản trị toàn hệ thống.
Đặc biệt với các mô hình nhà hàng Nhật, nơi trải nghiệm khách hàng phụ thuộc rất lớn vào tốc độ phục vụ và độ chính xác của món ăn, nền tảng vận hành gần như trở thành một phần của chất lượng dịch vụ.
Công nghệ trong trường hợp này không chỉ giúp nhà hàng bán hàng nhanh hơn. Nó giúp doanh nghiệp xây dựng được một cấu trúc vận hành đủ ổn định để tiếp tục mở rộng trong dài hạn.
Trao đổi cùng Dcorp
Dcorp Technology Corporation đồng hành cùng các doanh nghiệp F&B trong các dự án:
Multi-brand Operation
Enterprise POS
Master Data Governance
CRM & Loyalty
Inventory & Payment Integration
Centralized Reporting
Restaurant Rollout Standardization
Large-scale F&B Operation
Đối với các doanh nghiệp đang xây dựng hệ sinh thái F&B quy mô lớn, việc chuẩn hóa vận hành và tổ chức dữ liệu ngay từ giai đoạn đầu thường là yếu tố quyết định khả năng mở rộng bền vững trong dài hạn.